La herramienta integral de inteligencia empresarial y elaboración de informes: Dashboard.

Los cuadros de mando eficaces transmiten con claridad e inmediatez una gran cantidad de información densa y necesaria. Con el tiempo, un cuadro de mando eficaz mejorará la toma de decisiones de una organización basada en la fijación de objetivos asistida, ayudará a controlar las tendencias negativas y mejorará la productividad en el lugar de trabajo. Los distintos aspectos de un cuadro de mando son los siguientes

• Un programa informático que organiza la información para que sea fácil de leer e interpretar

• Proporciona información actualizada sobre el estado de los Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)

• Presenta la información visualmente mediante gráficos: diagramas, indicadores, mapas y tablas.

• La información se presenta de forma sencilla, es fácil de controlar e indica dónde hay que actuar.

Usuarios del cuadro de mandos: ¿quiénes son?

Administradores, directores, gerentes, ejecutivos y personal informático encontrarán los cuadros de mando extremadamente útiles. Los cuadros de mando no son sólo para ejecutivos de alto nivel, aunque sea la percepción tradicional de los cuadros de mando. Cada usuario con acceso a un cuadro de mando tendrá permiso para ver las métricas que le pertenecen y no podrá obtener/ver información que no esté autorizada para ese individuo. Cada función tiene un conjunto diferente de metas y objetivos funcionales, que requieren información específica y adaptada para apoyar sus esfuerzos. Por ejemplo

Ejecutivo

El valor anual de los contratos, los ingresos recurrentes mensuales, el análisis de la rotación de clientes y las tasas de renovación son algunos de los KPI importantes para los ejecutivos. La información que necesita el equipo ejecutivo es fundamental y permite evaluar la salud general de la empresa. Los ejecutivos necesitan tomar decisiones rápidamente y con la visión que obtienen mediante el uso de cuadros de mando obtienen las herramientas para tomar decisiones rápidamente.

Director de Marketing

Los directores de marketing de hoy en día hacen uso de una gran cantidad de plataformas analíticas para analizar el ROI derivado del uso de canales en línea. Una visibilidad clara del rendimiento es esencial y fundamental para conocer las tendencias de éxito de los planes y los programas promocionales que impulsan la adopción y el crecimiento de los ingresos por cuenta.

Ventas

Aunque los modelos de fijación de precios, los planes territoriales y las estrategias de clientes o cuentas son los pilares principales de la gestión de ventas, los mejores directores de ventas se aseguran de que el equipo de ventas trabaje con los objetivos de marketing.

programas "ascendentes", como planes y tácticas de promoción, ventas cruzadas y ventas ascendentes, para que el embudo sea sólido y se alcancen los objetivos de ingresos. Basándose en los datos derivados de los cuadros de mando, el responsable de ventas puede realizar de forma proactiva los ajustes necesarios en el proceso de ventas de una manera fácil y eficaz.

Responsable del Servicio de Atención al Cliente

El responsable de atención al cliente tiene que "cambiar de sombrero" con frecuencia y precisión fluida, entre el de especialista en crecimiento y el de especialista en reducción de costes, con enorme habilidad y rapidez. Un cuadro de mandos fácil de usar impulsará una rápida adopción, lo que dará al responsable de atención al cliente tiempo de sobra para concentrarse en otros proyectos de gran valor.

Tipos de información que pueden incluirse en un cuadro de mando

• Ventas

La información sobre ventas puede presentarse como un informe individual o incluirse en el informe general de la empresa.

Algunos ejemplos de información que podría incluirse son:

- Ventas del periodo (semanal, mensual, trimestral, anual)

- Comparación de las ventas del mismo periodo del año anterior

- Comparación con las ventas presupuestadas

- Ventas acumuladas del periodo

- Total de descuentos aplicados

- Descuentos totales en porcentaje de las ventas

- Número de ventas

- Valor medio de las ventas

- Porcentaje de ventas que son:

* Efectivo

* Crédito

- Ventas por empleado

- Ventas por artículos

- Artículos más vendidos

- Tasa de crecimiento de las ventas

- Número de nuevos clientes

• Trabajo en curso

- Número de pedidos recibidos

- Pedidos en curso

- Pedidos realizados, no facturados

- Entregas pendientes

- Problemas de producción

• Beneficio bruto

- Compras de acciones del periodo

- Existencias

- Envejecimiento de las existencias

- Stock bajo pedido

- Valor del beneficio bruto

- Margen de beneficio bruto

- Marcado

• Beneficio neto

- Importe total de los gastos variables

- Porcentaje de gastos variables con respecto a las ventas

- Importe total de los gastos fijos

- Porcentaje de gastos fijos con respecto a las ventas

- Seguimiento de las variaciones de las distintas partidas de gastos con respecto a períodos anteriores mediante

fijar puntos de activación adecuados, como un aumento de 5% o del valor en dólares

- Valor del beneficio neto

- Margen de beneficio neto

- Cálculo del umbral de rentabilidad

• Eficacia empresarial

- Deudores días

- Acreedores días

- Días de inventario

- Días de trabajo en curso

- Rotación de existencias

- Existencias sobre el total de activos

- Informe de deudores de larga duración

- Informe de antigüedad de los acreedores

• Liquidez

- Saldos de tesorería, incluidas las inversiones

- Facilidades de financiación, incluidos los importes dispuestos, el plazo disponible y los intereses

cargos

- Previsión de tesorería

- Capital circulante disponible

- Ratio corriente

- Ratio de rapidez

- Ratio de apalancamiento

- Ratio deuda/activo

• Balance

- Ventas totales sobre activos totales

- Rendimiento de los activos

- Rendimiento de las inversiones

• Planificación empresarial

Métricas clave desarrolladas para supervisar el rendimiento empresarial con respecto a la estrategia empresarial.

• Otros indicadores clave de resultados

Esto depende de la naturaleza de la empresa, de sus objetivos, de los factores que la impulsan y de los riesgos.

Dashboard no es sólo un informe. Es mucho más.

¿Un cuadro de mandos no es más que un conjunto de informes en una sola pantalla? NO, en absoluto. Los cuadros de mando pueden utilizarse como un medio muy eficaz de comunicar información para la que las hojas de cálculo o los informes no están preparados. Los informes son eficaces a la hora de proporcionar datos brutos, pero no consiguen ofrecer una visión dinámica de los datos. Un cuadro de mando bien diseñado utiliza colores y símbolos gráficos para crear todo un paradigma de presentación de la información, frente al cual el paradigma de los informes palidece. Estos cuadros de mando requieren muy poca formación del usuario y tienen un índice de adopción mucho mayor.

Atraen al usuario a través de una interfaz interactiva y rica en medios, y proporcionan información a los usuarios de la empresa. Además, uno de los mayores beneficios de un cuadro de mando es su capacidad para permitir el análisis de las causas. Este acceso inmediato a información precisa y fiable supera con creces el paradigma de elaboración de informes al que estábamos acostumbrados hasta ahora.

El uso de cuadros de mando ayudará a los empresarios y directivos a mejorar su proceso de toma de decisiones y, por tanto, el rendimiento de la empresa. Cuando se utiliza junto con la evaluación empresarial, las métricas clave pueden establecerse para supervisar todos los impulsores y riesgos empresariales importantes. Esto debería fomentar la revisión periódica y la adopción de medidas cuando sea necesario.