Obtenir des résultats avec une équipe distante

Les équipes à distance sont de plus en plus courantes en raison du développement rapide des technologies de communication. La possibilité de faire travailler les gens à distance est extrêmement attrayante pour de nombreux employeurs qui apprécient la flexibilité supplémentaire des horaires et la possibilité d'économiser du temps et des dépenses liées à l'embauche d'un employé à temps plein. De nombreux managers découvrent que leurs employés à distance sont aussi fiables, sinon plus, que leurs employés au bureau. Ils sont également en mesure d’embaucher les meilleurs talents car il n’y a pas de frontières géographiques. De plus, les entreprises peuvent réduire les frais généraux liés aux bureaux et au stationnement. Les entreprises qui s'opposent au concept d'équipe à distance ont des problèmes en raison de leur capacité réduite à suivre directement les employés et des difficultés à connaître les membres de l'équipe et à constituer une équipe cohésive.

J'aime classer les types généraux d'équipes en ce qui concerne les équipes distantes en deux dimensions ; équipes basées sur des projets et équipes basées sur des transactions.

Équipes basées sur des projets

Il s’agit en fait d’une équipe qui tire un avantage spécifique et limité dans le temps du travail à accomplir. Un descriptif de projet doit au minimum contenir le résultat final attendu, les diverses compétences requises pour atteindre le résultat, les fonctions que joue chacune de ces compétences, les échéanciers et les jalons. De plus, il est important de posséder un logiciel de diagramme de Gantt ou de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour déterminer votre « chemin critique » vers l’exécution et vous assurer que vous êtes sur la bonne voie au quotidien. Dans ce cas, Wrike et Asana sont deux bons choix. Asana manque de diagramme de Gantt, mais cela peut être un excellent moyen de gérer les tâches d'un projet au quotidien.

Il est conseillé d'avoir un document pour noter les objectifs définis dans le temps et associés au bon déroulement d'un projet. Ils doivent clairement mentionner des indicateurs qualitatifs et quantitatifs qui décrivent exactement ce qui doit être livré et à quel niveau de qualité. L'efficacité d'un membre de l'équipe peut être analysée sur la base des données obtenues à partir de cette analyse.

Les équipes basées sur un projet doivent également disposer d'un document qui leur explique les meilleures façons d'exécuter une tâche. Par exemple, le guide d'exécution d'un projet logiciel doit inclure les exigences techniques du projet. Cela inclut des directives spécifiques sur la manière dont le code doit être écrit, avec quel langage de programmation et également sur la manière de s'assurer qu'un élément du logiciel fonctionne avec l'autre.

Équipes basées sur les transactions

Il s’agit en fait d’une équipe qui travaille sur une fonction quelque peu répétitive, qui a pu ou non avoir été testée dans un environnement de travail classique. Un bon exemple de ceci est une équipe de support technique. Il existe un produit technique qui doit être pris en charge, et même si chaque transaction peut être complètement différente, les garde-fous sont essentiellement les mêmes. Dans ce cas, la documentation n’est presque jamais une tâche ponctuelle. La documentation fait généralement partie du fonctionnement de l'équipe à distance.

Les équipes basées sur les transactions bénéficient énormément d'une documentation telle que les meilleures pratiques (pour gérer une transaction satisfaisante), les FAQ basées sur la situation (si X se produit, vous devez faire Y et informer Z), les procédures pas à pas du système (si certains systèmes sont utilisés pour faciliter l'opération, parcourez via une documentation avec des captures d'écran, des vidéos ou des démos sont utiles à avoir au préalable pour aider à former les membres de l'équipe sur la façon de les utiliser), des manuels, des guides de dépannage, des bases de connaissances, des plans d'escalade des transactions (qui doivent être contactés lorsque X se produit au cours d'une interaction, qui a la réponse quand il semble n'y avoir aucune réponse) et les profils de réussite.

Les profils de réussite sont un élément important de la gestion des performances dans une équipe basée sur les transactions. Le profil de réussite d'un rôle doit inclure la fréquence essentielle des transactions et les niveaux de service limités dans le temps dans le but de « ramper » le membre de l'équipe. Par exemple, les exigences dans 30 jours seront probablement complètement différentes de celles dans 90 jours et plus. Cela doit être enregistré dans un profil de réussite qui doit être fourni au membre de l'équipe pour obtenir les résultats souhaités.

Les avantages sont incroyables, mais il faut du temps et de la patience pour constituer une équipe à distance performante, surtout si vous démarrez tout juste une nouvelle entreprise. Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte, certains d’entre eux comportent des risques, mais lorsque cela est bien fait, vous pouvez parcourir de grandes distances avec des personnes en qui vous avez confiance et qui vous soutiennent également.

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