Raggiungere risultati con il team remoto

I team remoti stanno diventando molto più comuni a causa del rapido sviluppo della tecnologia delle comunicazioni. L'opzione di far lavorare le persone in remoto è estremamente allettante per molti datori di lavoro che apprezzano la flessibilità aggiuntiva degli orari e la capacità di risparmiare tempo e spese legate all'avere un dipendente a tempo pieno. Molti manager scoprono che i loro dipendenti remoti sono altrettanto affidabili, se non di più, dei loro dipendenti in ufficio. Sono anche in grado di assumere i migliori talenti perché non ci sono confini geografici. Inoltre, le aziende possono ridurre le spese generali associate agli spazi per uffici e ai parcheggi. Le aziende contrarie al concetto di team remoto hanno problemi con la loro ridotta capacità di tenere traccia direttamente dei dipendenti e con difficoltà nel conoscere i membri del team e costruire un team coeso.

Mi piace classificare le tipologie generali di team per quanto riguarda i team remoti in due dimensioni; team basati su progetti e team basati su transazioni.

Team basati su progetti

Questo è in realtà un team che ha un vantaggio specifico e limitato nel tempo dal lavoro che richiede di essere svolto. Un brief di progetto dovrebbe contenere come minimo il risultato finale previsto, le varie competenze richieste per raggiungere il risultato, le funzioni svolte da ciascuna di tali competenze, le tempistiche e le tappe fondamentali. Inoltre, è importante possedere diagrammi di Gantt o un software di gestione dei progetti che puoi utilizzare per determinare il tuo "percorso critico" verso l'esecuzione e assicurarti di essere sulla buona strada giorno per giorno. Due buone scelte in questo caso sono Wrike e Asana. Asana non dispone di diagrammi di Gantt, ma può essere un modo fantastico per gestire quotidianamente le attività del progetto.

È consigliabile disporre di un documento in cui annotare gli obiettivi temporali definiti associati alla corretta esecuzione di un progetto. Dovrebbero menzionare chiaramente indicatori qualitativi e quantitativi che descrivono esattamente cosa deve essere consegnato e a quale livello di qualità. L'efficacia di un membro del team può essere analizzata sulla base dei dati ottenuti da questa analisi.

I team basati su progetti devono inoltre disporre di un documento che indichi loro i modi migliori per eseguire un'attività. Ad esempio, la guida all'esecuzione di un progetto software dovrebbe includere i requisiti tecnici del progetto. Ciò include linee guida specifiche su come scrivere il codice, con quale linguaggio di programmazione e anche su come assicurarsi che una parte del software interagisca con l'altra.

Team basati sulle transazioni

Si tratta in realtà di un team che lavora su una funzione alquanto ripetitiva, che può essere stata testata o meno in un ambiente di lavoro convenzionale. Un buon esempio di ciò è un team di supporto tecnico. Esiste un prodotto tecnico che deve essere supportato e, sebbene ogni singola transazione possa essere completamente diversa, i guardrail sono essenzialmente gli stessi. In questo caso, la documentazione non è quasi mai una cosa da fare una volta sola. La documentazione generalmente diventa una parte del funzionamento del team remoto.

I team basati sulle transazioni traggono enormi benefici da documentazione come Best Practices (per gestire una transazione soddisfacente), FAQ basate sulla situazione (se si verifica X, devi fare Y e informare Z), Procedure dettagliate di sistema (se vengono utilizzati determinati sistemi per facilitare l'operazione, segui tramite documentazione con screenshot, video o demo che è utile avere in anticipo per aiutare a formare i membri del team su come utilizzarli), manuali, guide alla risoluzione dei problemi, basi di conoscenza, piani di escalation delle transazioni (che dovrebbero essere contattati quando si verifica X durante un interazione, chi ha la risposta quando sembra non esserci risposta) e Profili di successo.

I profili di successo sono un elemento importante della gestione delle prestazioni in un team basato sulle transazioni. Il profilo di successo per un ruolo deve includere la frequenza essenziale delle transazioni e i livelli di servizio a cui è fissato il tempo allo scopo di "far crescere" il membro del team. Ad esempio, i requisiti di questi in 30 giorni saranno probabilmente completamente diversi rispetto a quelli in oltre 90 giorni. Ciò dovrebbe essere registrato in un profilo di successo che dovrebbe essere fornito al membro del team per ottenere i risultati desiderati.

I vantaggi sono incredibili, ma ci vuole tempo e pazienza per costruire un team remoto di successo, soprattutto se hai appena avviato una nuova azienda. Ci sono molti fattori da considerare, alcuni di questi comportano rischi, ma se fatto bene, puoi coprire grandi distanze con persone di cui ti fidi e che ti supportano.

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